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Roles
Compensation
EUR 2000 - 2135
CDD 12 mois. Salaire mensuel brut entre 2 000 € et 2 135 € selon profil et expérience (grilles des agents contractuels Université de Bordeaux). Congés annuels jusqu’à 50 jours dès la première année (au prorata). Participation à la protection sociale complémentaire. 75% prise en charge abonnement transports en commun en Gironde. Forfait mobilités durables. Accès dispositifs d’action sociale. Télétravail possible selon organisation.
- Salary period
- monthly
- Location basis
- selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux
Benefits
- Parcours de formation adapté pour la prise de poste et l’évolution professionnelle
- Jusqu’à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d’arrivée)
- Télétravail possible selon l’organisation du service (deux jours de télétravail par semaine envisagés)
- Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d’action sociale
- 75% de prise en charge de l’abonnement aux transports en commun en Gironde
- Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail
- Offres de loisirs, sport et culture pour l’ensemble des personnels
- Environnement de travail attentif à l’équilibre vie pro / vie perso
Location
Gironde, Bordeaux
Work setup
- Employment
- full-time
- Level
- Mid-level
- Remote policy
- Travail à distance possible : télétravail envisageable (deux jours de télétravail par semaine peuvent être envisagés). Poste basé à Bordeaux.
- Remote scope
- unclear
Role details
Responsibilities
- Assurer la gestion administrative complète des formations, depuis l’inscription des étudiants jusqu’à la délivrance du diplôme
- Planifier les calendriers pédagogiques
- Organiser les examens
- Accompagner les candidats en respectant les procédures universitaires et internes (notamment archivage)
- Gérer un portefeuille de formations
- Être l’interlocuteur privilégié des étudiants, des enseignants et des responsables pédagogiques
- Assurer le soutien logistique aux activités pédagogiques (missions complémentaires possibles)
- Informer les usagers et accompagner les prospects (missions complémentaires possibles)
- Valoriser l’offre de formation (missions complémentaires possibles)
- Gérer matériellement et administrativement un parcours de formation
- Saisir et suivre les plannings d’enseignement
- Organiser les soutenances
- Assurer le suivi de l’émargement
- Recenser les besoins liés aux enseignements et aux examens
- Gérer les campagnes d’admission
- Accompagner les candidats et les prospects dans leurs démarches de reconversion
- Suivre les dossiers de validation des acquis, jurys de délibération et publication des résultats
- Envoyer et traiter les questionnaires satisfaction, calculer les taux d’admission et de satisfaction
- Assurer le suivi administratif des contrats d’apprentissage
- Gérer l’administration et la finance via l’outil dédié
- Gérer les avenants et les ruptures de contrat
- Participer aux mécanismes de facturation (en lien avec le service financier)
- Vérifier la conformité des maquettes pédagogiques et contrôler la réalisation des heures prévues
- Contribuer à l’archivage et à la structuration documentaire sur le réseau
- Participer à la préparation des audits qualité et contribuer à des groupes de travail internes
- Participer à des salons et des évènements pédagogiques
Requirements
- Titulaire a minima d’un diplôme de niveau 4
- Expérience professionnelle idéalement dans le domaine administratif ou associatif, secteur public ou privé
- Diplôme de niveau BTS souhaité (atout)
- Maîtriser les techniques de communication et d’expression écrite
- Bonne utilisation des outils bureautiques
- Capacité à concevoir et alimenter des tableaux de bord et outils de suivi
- Autonomie et sens de l’organisation
- Rigueur et fiabilité
- Capacité à travailler en équipe dans un environnement mutualisé
- Réactivité et polyvalence
- Intérêt pour les outils numériques
- Sensibilité aux enjeux environnementaux
- Respecter le cadre réglementaire et avoir une appétence pour l’accompagnement à la pédagogie
- Aimer la relation à l’usager et savoir répondre / prendre en compte leurs sollicitations
- Niveau d’études minimum requis : niveau 4 Baccalauréat
Application
Pour postuler : envoi du CV et d’une lettre de motivation obligatoire par mail. Date limite : 16/08/2026.
- Deadline
- 16/08/2026
- Portfolio
- not required
- GitHub
- not required
- Cover letter
- required
- Apply flow
- ats
Company context
Université de Bordeaux, via le collège DSPEG et l’IAE Bordeaux : coordination de l’offre de formation initiale et continue et formation de plus de 1 000 étudiants et professionnels au niveau Master, avec des ressources propres gérées par l’IAE et un fort ancrage international.
- Product
- Formation (contrats d’apprentissage, formations initiales et continues, gestion administrative des parcours et scolarité)
- Industry
- Enseignement et formation
- HQ
- 35 avenue Abadie, Bordeaux
Description
Assistant(e) de formation (F/H) au sein de l’Université de Bordeaux. Gestion administrative complète des formations : de l’inscription jusqu’à la délivrance du diplôme, planification des calendriers pédagogiques, organisation des examens, accompagnement des candidats, respect des procédures (notamment archivage). Utilisation de logiciels métiers de l’établissement. Gestion d’un portefeuille de formations et interlocuteur privilégié des étudiants, enseignants et responsables pédagogiques. Missions complémentaires possibles : soutien logistique aux activités pédagogiques, information des usagers/prospects, valorisation de l’offre de formation. Activités principales : saisie et suivi des plannings d’enseignement, organisation des soutenances, suivi de l’émargement, recensement des besoins liés aux enseignements et examens, gestion des campagnes d’admission, accompagnement candidats/prospects, suivi des dossiers de validation des acquis et jurys, publication des résultats, envoi et traitement des questionnaires satisfaction et calculs de taux, suivi administratif des contrats d’apprentissage, gestion administrative et financière via l’outil dédié (avenants, ruptures, mécanismes de facturation), vérification conformité des maquettes pédagogiques et contrôle réalisation des heures prévues, archivage/structuration documentaire, préparation d’audits qualité et participation à des groupes de travail, participation à des salons/évènements pédagogiques. Poste basé à Bordeaux, télétravail possible (jusqu’à deux jours/semaine envisagés). CDD de 12 mois.
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